Archivio Storico

Risalgono all'anno 1895 le prime notizie documentate sull'archivio: in una seduta della Giunta del 21 agosto veniva denunciato con toni drammatici lo stato di "grandissimo disordine" in cui versava l'archivio comunale. Nella sua accorata esposizione il Sindaco attribuiva le ragioni del disastroso disordine alla cattiva gestione da parte delle passate amministrazioni e citava come esempi, oltre all'ammanco di molti documenti, il pessimo stato in cui si trovavano i registri di anagrafe e quelli delle deliberazioni del consiglio.

Con altra delibera del 16 aprile 1896, ancora il Sindaco ribadiva con forza di fronte all'intero Consiglio Comunale la necessità non più prorogabile di riordinare l'archivio comunale e compilare l'apposito inventario: ormai risultava praticamente impossibile trovare le pratiche che servivano al disbrigo degli affari. Per questi motivi il Consiglio l'8 settembre 1895 confermava la precedente delibera della Giunta del 21 agosto affidando l'incarico di riordinare l'archivio al segretario comunale e al maestro elementare Pietro Lutzu.

Queste improcrastinabili decisioni furono assunte dopo una burrascosa seduta nella quale emergeva come il disordine in cui versava l'archivio, nel quale mancavano "carte importanti", si inquadrava in una più ampia cattiva gestione degli affari e del patrimonio comunale. Per indagare sugli atti delle scadute amministrazioni e sullo stato in cui si trovava l'archivio venne deliberato di nominare una commissione in seno al Consiglio con l'incarico di riferirne i risultati alla Giunta che a sua volta ne avrebbe reso conto all'autorità superiore.

E' importante notare che a margine di verbale il Consiglio rivolgeva particolare preghiera al Sottoprefetto di Oristano perché rendesse immediatamente esecutivo il suddetto provvedimento sussistendo le condizioni di particolare urgenza.

Da questo momento non si rinvengono più notizie o cenni sull'archivio fino a quando, nel 1934, con delibera podestarile del 10 febbraio veniva assegnato un "premio di rendimento" all'allora segretario comunale per aver svolto una grande mole di lavoro e pratiche urgenti che interessavano l'amministrazione comunale e, tra le altre cose, aveva "provveduto alla istituzione dell'archivio municipale di cui il comune era privo", e aveva inoltre intrapreso "lo scarto degli atti di archivio per aderire alla richiesta della C.R.I.". Solo un anno dopo, nel 1935, continuava ad essere emblematica e preoccupante la situazione dell'archivio quando il Podestà, in risposta ai continui richiami del Regio Prefetto di Nuoro in relazione allo scarto degli atti, esponeva a sua discolpa "le gravi difficoltà incontrate dagli impiegati nel catalogare le infinite carte scartate" a causa delle "pessime condizioni dell'archivio di deposito che, sia per mancanza di locali idonei e di mobili, sia per i frequenti trasferimenti dell'ufficio comunale", non era mai stato ordinato secondo un "criterio omogeneo e regolamentare".

Con delibera del 7 dicembre 1935, n. 76 il Podestà autorizzava lo scarto degli "atti inutili e superflui" sulla base di un elenco redatto in esecuzione delle istruzioni ministeriali impartite dalla R. Prefettura con circolare n. 24588 del 25 novembre dello stesso anno. Atti forse definitivamente eliminati solo qualche anno più tardi quando nel 1939 la Prefettura di Nuoro autorizzava la consegna alla C.R.I. di materiale cartaceo "accantonato senza che si fosse provveduto a inviarlo agli organi preposti alla loro raccolta". In questa occasione furono eliminati ben 4 quintali di carta comprendenti tipologie documentarie oggi preziose alla ricostruzione della storia di Scano.

Tutte le buone intenzioni che gli amministratori si erano riproposti di attuare per recuperare e salvaguardare l'archivio comunale purtroppo non trovarono riscontro nel concreto, tanto che nel 1939, continuava a persistere la situazione di grave disordine dell'archivio. Si ribadiva quindi l'assoluta necessità di riordinare completamente l’archivio comunale "sia quello corrente che quello di deposito" e soprattutto le carte contabili, compresi bilanci e conti consuntivi, che si trovavano in completo abbandono.

A questo si aggiungeva l’esigenza di raccogliere e ordinare tutte le leggi e i decreti "messi a soqquadro, pieni di polvere nel magazzino di deposito di questo comune".

Appare evidente che sia l’amministrazione che gli uffici comunali consideravano come riordinare l'archivio fosse condizione necessaria per poter ottemperare al buon andamento dei servizi amministrativi. E lo scopo sembrava fosse stato raggiunto quando due mesi più tardi, "per tale importante e delicato lavoro", furono incaricati dietro compenso di 600 lire da ripartirsi in parti uguali, l’applicato di segreteria Giovanni Gallu, il messo comunale Sebastiano Madeddu e la guardia municipale Giacomo Valentino. I tre, sotto la guida e sorveglianza del segretario comunale, riordinarono completamente e "in modo esemplare l’archivio del comune e tutto quanto riguardava carteggio di pertinenza del comune stesso".

Di tutti i sopra esposti interventi di riordino non sono stati trovati né inventari o altri mezzi di corredo, solo traccia dell'intervento del 1939 nel carteggio prodotto tra il 1932 e il 1937.

E la conferma di ciò si evince da una comunicazione del sindaco Obinu del 30 ottobre 1950 al direttore dell'Archivio di Stato di Cagliari, nella quale lo stesso sindaco constatava l'inesistenza di documenti di importanza storica nell'archivio comunale. Nel decennio che segue sarà un susseguirsi di circolari, istruzioni e richiami nei confronti dell'amministrazione comunale al rispetto delle norme in materia archivistica come base e punto di partenza per il buon funzionamento e disbrigo degli affari comunali.

In seguito ad una ispezione effettuata dal vice prefetto ispettore, incaricato di visionare gli archivi comunali della provincia, nella quale si rilevava "la non razionale sistemazione dei locali dell'archivio comunale e la facilità con la quale gli estranei potevano accedere all'archivio perché detto locale trovavasi situato in ambiente di passaggio", la Giunta, con delibera del 10 marzo 1960 n. 27, decise di ovviare all'inconveniente con "la chiusura di detto locale a mezzo di apposita parete divisoria munita di regolare porta". Sembra questo l'ultimo provvedimento documentato relativo all'archivio. Da un censimento effettuato dalla Soprintendenza archivistica per la Sardegna degli archivi comunali della provincia di Oristano, apprendiamo che fino agli anni '90 l'archivio si trovava ancora presso la vecchia sede municipale e la documentazione conservava solo una parte dell'originario ordinamento per categorie. Con l'attuale nuovo edificio comunale, l'archivio è stato collocato in un ambiente idoneo dove i documenti hanno ricevuto un primo parziale ordinamento.

1.1 Carteggio amministrativo (1932-1965), 481 unità;

1.2 Pratiche (1859-1965), 130 unità;

1.3 Protocolli della corrispondenza (1940-1966), 19 registri;

1.4 Originali delle deliberazioni del Consiglio Comunale (1887-1966), 10 registri;

1.5 Originali delle deliberazioni della Giunta Municipale (1887-1965), 7 registri;

1.6 Copie delle deliberazioni del Consiglio Comunale (1903-1965), 26 unità;

1.7 Copie delle deliberazioni della Giunta Municipale (1921-1965), 26 unità;

1.8 Copie e originali delle deliberazioni del Podestà e del Commissario prefettizio (1926-1946), 10 unità;

1.9 Indici delle deliberazioni del consiglio e della giunta (1895-1959), 3 registri;

1.10 Regolamenti (1877-1968), 19 unità;

1.11 Contratti (1887-1965), 12 unità;

1.12 Inventari (1930-1948), 1 busta;

1.13 Catasto (1930-1936), 15 registri;

1.14 Bilanci (1881-1965), 81 registri;

1.15 Conti consuntivi (1895-1965), 70 registri;

1.16 Allegati al conto (1880-1965), 70 unità;

1.17 Registri dei mandati (1888-1948), 7 registri;

1.18 Giornali e mastri della contabilità (1920-1965), 25 registri;

1.19 Ruoli e matricole (1931-1964), 9 unità;

1.20 Liste elettorali (1945-1965), 17 unità;

1.21 Liste di leva (1852-1952), 11 unità;

1.22 Cantieri di lavoro (1951-1965), 5 unità;

1.23 Registri di anagrafe (1927-1958), 7 registri;

1.24 Registri di stato civile (1866-1952), 86 registri;

1.25 Abigeato (1899-1962), 20 unità;

1.26    Registri diversi (1898-1968), 66 registri.

1.1 Carteggio amministrativo: rappresenta la parte più cospicua dell'archivio del Comune. Complessivamente riflette l'intera attività dell'ente, sia nell'ambito della propria autonomia che come organo delegato dallo Stato: il comune nell'espletamento delle sue funzioni entra in rapporto con altri soggetti, sia di diritto pubblico (organi e uffici statali, regionali, provinciali e altri enti pubblici) sia soggetti privati (cittadini o enti), attraverso lettere che possono avere a seconda dei casi rilevanza di atti amministrativi, far parte di un procedimento che porta all'emanazione di un atto o rappresentarne l'atto conclusivo. La serie è pertanto sostanzialmente costituita da lettere ricevute dal comune e dalle minute o copie spedite e dagli eventuali documenti allegati ad esse. La serie principia dal 1932 conseguentemente ad un intervento di riordino e scarto operato nel 1939 in seguito al quale la documentazione venne inquadrata nell'ambito del nuovo schema di classificazione prescritto sin dal 1897 (circolare Astengo, Ministero dell'Interno n. 17100-2 del 1° marzo 1897) ma di fatto applicato molto più tardi.

1.2 Pratiche: la serie è costituita dalle pratiche o fascicoli propriamente detti, sviluppatisi nell’arco di più anni, che trovano una collocazione diversa dal carteggio amministrativo. Anche la scelta descrittiva di queste unità è tesa a riportare, quando esiste, il titolo originario della pratica e una descrizione del contenuto più analitica.

1.3 Protocolli della corrispondenza: sono i registri su cui è stata annotata tutta la corrispondenza pervenuta e quella inviata all'ente.

Ad ogni lettera ricevuta viene assegnato un numero di protocollo insieme alla data di arrivo e alla classificazione archivistica. Sulla lettera spedita il numero di protocollo viene trascritto in uno spazio predisposto o in un punto del foglio variabile a seconda del periodo. La tenuta della serie dei protocolli era prevista fin dalla legge comunale del 1865 e successivamente confermata dalla circolare del Ministero dell'Interno n. 17100-2 del 1° marzo 1897 che dettava precise istruzioni sulla forma del protocollo e sulla sua tenuta: il registro protocollo doveva aprirsi il 1° gennaio e chiudersi alla fine dell'anno; la registrazione delle lettere in arrivo e in partenza prevedeva che, in apposite colonne, venissero riportate una serie di informazioni tra le quali il numero d'ordine, la data di registrazione (data archivistica), data della lettera (storica) e numero delle carte in arrivo, il numero degli allegati, la provenienza, oggetto e analisi sommaria delle carte. Purtroppo la serie principia a partire dal 1940 e non si hanno notizie documentate sui registri precedenti a tale data.

1.4 Originali delle deliberazioni del Consiglio Comunale e 1.5 Originali delle deliberazioni della Giunta Municipale: le due serie riguardano i registri contenenti i verbali delle sedute effettuate dai due organi dell'amministrazione. In essi veniva riprodotto fedelmente lo svolgimento dell'adunanza, l'eventuale votazione e la deliberazione espressa dall'assemblea che componeva i due organi deliberanti. I "processi verbali" erano quindi sottoscritti dal Sindaco, dal consigliere anziano e dal segretario. A partire dal 1865 la legge comunale stabilì l'obbligo della rilegatura per gli originali delle deliberazioni del consiglio e della giunta, ma nella prassi il segretario riportava su un apposito registro i verbali delle sedute completi di ordine del giorno, il resoconto sintetico della discussione, la votazione e la parte dispositiva della deliberazione. La copia conforme della deliberazione veniva inviata agli organi di controllo (Prefetto e dal 1888 la G.P.A.) che la rimandavano al comune con il visto per la pubblicazione ed esecuzione.

1.6 Copie delle deliberazioni del Consiglio Comunale e 1.7 Copie delle deliberazioni della Giunta Municipale: sono rappresentate dai verbali delle sedute dei due organi deliberanti riprodotti in copia.

1.8 Copie e originali delle deliberazioni del Podestà e del Commissario Prefettizio: rappresentano i verbali adottati dal Podestà o dal Commissario Prefettizio in regime fascista, riprodotti in copia. La serie si presenta continuativa fino all'anno 1931 compreso, mentre le copie relative agli anni dal 1932 fino al termine del regime sono state conservate, insieme agli allegati, nella serie del carteggio della cat. I – Amministrazione.

1.9 Indici delle deliberazioni del Consiglio Comunale e della Giunta Municipale: la serie comprende i registri, prescritti dalla stessa legge del 1865, dove sono riportati gli estremi delle delibere prodotte da ciascuno dei due organi.

1.10 Regolamenti: la serie, anche se quantitativamente esigua (è raccolta tutta in un faldone), è comunque molto importante per capire l'organizzazione ed il funzionamento dell'ente. Con la riforma delle autonomie locali la norma attributiva del potere regolamentare è l'art. 5 della legge n. 142 del 1990 che conferisce al Comune la potestà di adottare regolamenti, sia per l'organizzazione dell'ente, sia per l'esercizio delle funzioni. E proprio quest'ultima attribuzione consente all'ente di disciplinare tutta la propria attività, da quella di polizia a quella di edilizia, da quella tributaria a quella igienico - sanitaria. Tra i regolamenti che compongono questa serie si segnalano quello Edilizio del 1877 e quello Barracellare.

1.11 Inventari: sono i registri degli inventari dei beni mobili e immobili del patrimonio del Comune. A partire dal 1865 la legge faceva obbligo al sindaco e al segretario di tenere aggiornati gli inventari che costituivano la base per la formazione del conto generale del patrimonio, allegato al conto consuntivo, e dello stesso conto dei singoli esercizi finanziari.

1.12 Contratti: la serie riguarda gli atti stipulati dal Comune con privati per la compravendita, affitto e conduzione ad altro titolo di proprietà comunali. Sono compresi anche i contratti di affidamento dei lavori per la realizzazione di opere pubbliche.

1.13 Catasto: la serie comprende sia le registrazioni dei terreni e degli immobili presenti nel territorio comunale con l’indicazione della relativa partitura catastale e dei rispettivi proprietari sia quelle delle variazioni e passaggi di proprietà dei suddetti terreni avvenute nel corso del tempo.  

1.14 Bilanci; 1.15 Conti; 1.16 Allegati al conto: rappresentano le serie più importanti della contabilità comunale previste dalla legge del 1865. Il bilancio rappresenta il programma economico del comune per l'esercizio finanziario (corrispondente all'anno solare) per quanto attiene le previsioni di entrata derivanti da rendite patrimoniali, imposte e tasse, dazi, accensioni di mutui, e le previsioni di uscita che consistono nelle spese obbligatorie (imposte dallo Stato per far fronte a compiti di interesse sociale) e nelle spese facoltative (derivanti da scelte politiche locali). Il bilancio veniva approvato dal consiglio comunale sulla base del progetto formato dalla giunta municipale. Il conto è il documento che registra le operazioni finanziarie effettivamente svolte nel corso dell'esercizio finanziario; veniva redatto dal tesoriere comunale che svolgeva tutte le operazioni materiali connesse alla riscossione delle entrate e all'estinzione dei mandati di pagamento. Strettamente connessi al conto consuntivo sono gli allegati al conto che costituiscono nel comune di Scano Montiferro un'unica serie contenente, anno per anno, i documenti giustificativi delle uscite (mandati di pagamento) e delle entrate (reversali d'incasso).

1.17 Registri dei mandati: la serie è rappresentata dai registri in cui venivano annotati i mandati di pagamento trasmessi al tesoriere.

1.18 Giornali e mastri della contabilità: la serie è costituita dai registri contenenti le notizie contabili prescritte per il giornale di entrata e di uscita con scritture cronologiche e giornaliere e il libro mastro dove le registrazioni sono divise per titoli e capitoli. In entrambi veniva riportata l'indicazione della reversale d'incasso e del mandato di pagamento.

1.19 Ruoli e matricole: sono gli strumenti attraverso i quali l'amministrazione comunale procede all'accertamento delle entrate tributarie. La serie, piuttosto lacunosa, ricostruisce il volume dell'imposizione tributaria a partire soltanto dal 1933 mentre non si hanno tracce o notizie dei ruoli relativi agli anni precedenti a tale data. Sono presenti i ruoli unici, nei quali sono accertati insieme più tributi, e i ruoli principali e suppletivi oltre alle matricole di formazione dei ruoli stessi.

1.20 Liste elettorali: sono gli elenchi predisposti dal Comune nei quali vengono iscritti d'ufficio i cittadini che, possedendo i requisiti per essere elettori e non essendo incorsi nella perdita definitiva o temporanea del diritto elettorale, sono compresi nell'anagrafe della popolazione residente nel comune o nell'anagrafe degli italiani residenti all'estero. La serie è formata dalle liste elettorali generali, maschili e femminili e, dalle liste elettorali di sezione, che venivano compilate distintamente per sesso in triplice esemplare.  

1.21 Liste di leva: la serie ha origine dall'obbligo dei comuni di formare, sulla base dei registri anagrafici e di stato civile, le liste di leva sia di terra che di mare dei giovani che avessero compiuto l'età prescritta per la chiamata alle armi.

1.22 Cantieri di lavoro: la serie contiene gli atti prodotti per l'esecuzione dei cantieri di lavoro finanziati con leggi dello Stato o della Regione per interventi di varia natura (lavori pubblici, rimboschimenti, ecc.), laddove però la finalità sociale, ovvero l'occupazione e il lavoro, costituisce il vincolo che conferisce omogeneità alle pratiche e alla serie.

1.23 Registri di anagrafe: oltre ai registri nei quali sono state annotate le pratiche di emigrazione e immigrazione, la serie è formata anche dai registri delle situazioni di famiglia.

1.24 Registri di stato civile: la serie è costituita dai registri degli atti di cittadinanza degli anni dal 1866 fino al 1952. Quelli relativi agli anni che seguono sono conservati nell’ufficio di stato civile del Comune insieme ai registri degli atti di nascita, di matrimonio e di morte, questi ultimi a partire dal 1866, in quanto vengono utilizzati quotidianamente per il disbrigo delle pratiche dell’ufficio stesso. Probabilmente questi registri sono stati trasferiti nell’archivio storico perché non presentano trascrizioni di atti di cittadinanza per quegli anni.

1.25 Servizio prevenzione abigeato: la documentazione afferente questa serie riflette un'attività peculiare dei comuni della Sardegna, caratterizzati da un'economia agro-pastorale. La competenza dei comuni in materia di repressione dei reati di abigeato risale al Regolamento approvato con R. D. del 14 luglio 1898, che riprendeva in gran parte un'antica tradizione normativa culminata nel Pregone del 2 aprile 1771, con il quale si istituì il bollettino di proprietà e di vendita del bestiame e una serie di procedure e di conseguenti registrazioni di atti tesi a verificare la legittimità del possesso del bestiame.